为什么减少缩放会议可以提高生产力

虚拟会议就像面对面的会议一样,需要管理,以便每个人都以一种产生决策的方式讨论问题,每个人都对接下来需要做什么以及对谁负有责任的人都充分了解它。每次会议也应该感到安全。写道科林·埃利斯(Colin D Ellis)

我一直从高级领导人那里听到的一件事是,“会议是决策和进度评估的重要结构”,我从不同意,因为这是一个真实的陈述。It is just that when you have seven meetings a day (most either 30 or 60 minutes long), they run back-to-back and are either dominated by people who lack respect or else don’t offer you the chance to talk, then I call BS. Those meetings serve only to drain productive time, energy, and the morale of those that attend them.

一项研究发现在非生产性会议上浪费了每月多达30小时的时间;当您将这些会议的与会者的潜在生产率产出倍增时,您会有一个大问题。但是,像大多数效率低下的遗产结构一样,大多数组织只是继续前进,希望下一次会议能够解决。(从来没有这样做。)

分心应该被删除,人们坚持说明自己的行为,以确保需要很少的时间,以便人们可以重返工作岗位。

一些组织擅长为他们的会议制定规则,以便他们打印并离开会议室。但是,这些原则很少遵循,最终成为咖啡杯的杯垫。正如斯坦利·麦克里斯塔尔(Stanley McChrystal)将军在他的书中所说团队团队,“任何会议的规则比以书面指导更为有先例和所证明的行为制定”。好的和坏的是正确的。

在我30年的永久性工作中,我参加了大量的会议,通常有两个问题:垃圾问题:

  1. 他们的定义不当。
  2. 他们没有很好地管理。

大多数组织同时遭受了这两个问题的困扰,这就是为什么会议会享有声誉的原因。他们成为沮丧和压力的根源,重要的是对人们完成工作的时间产生负面影响。

在Covid-19危机期间,糟糕的会议管理人员只是在网上移动,变焦疲劳变成了“事物”。在第一个已发表的研究在这种新现象上,斯坦福大学发现了​​眼睛疲劳,认知负荷增加,负面形象(由于全天见面)和流动性降低。许多组织意识到,无论格式如何,都存在不良学科,并且问题是行为之一 - 因为使良好会议管理的机制是众所周知的,并且已经多年了。

虚拟会议就像面对面的会议一样,需要管理,以便每个人都以一种产生决策的方式讨论问题,每个人都对接下来需要做什么以及对谁负有责任的人都充分了解它。每次会议也应该感到安全。不应有占主导地位的人产生恐惧或使人感到不舒服。分心应该被删除,人们坚持说明自己的行为,以确保需要很少的时间,以便人们可以重返工作岗位。

但是,组织应努力减少会议的数量,并提高人们有效地管理时间的技能。更好的是,他们可以在大流行期间做微软的工程团队之一,并拥有“补给星期五” - 几天完全没有会议。

一些组织擅长为他们的会议制定规则,以便他们打印并离开会议室。但是,这些原则很少遵循,最终成为咖啡杯的杯垫。

您可以做的其他想法可以更好地管理会议,并提高您拥有的生产时间或员工对他们的看法,如下所示:

  • 您可以在随机时间开始和完成会议 - 举行22分钟的会议或13分钟的会议 - 然后坚持使用这些时间!
  • 您可以在赞赏时刻建立您的工作,感谢您所完成的工作
  • 您可以在外面举行会议(天气和社交距离规则允许),并在交谈时进行一些锻炼 - 的确,早晨锻炼可以提高生产率高达15%!

无论您做什么,都要做点什么!不要让您的虚拟会议或面对面的会议主导您的日子,以至于它对您能够产生的工作数量或质量产生负面影响。会议很重要,但并不像他们经常妨碍的结果那样重要。

图像来源:Pexels